Mengenal Dynamics 365 Field Services

Aplikasi CRM Dynamics 365 Field Service dapat membantu perusahaan memberikan layanan di wilayah pelanggan. Aplikasi ini menggabungkan otomatisasi alur kerja, penjadwalan dan mobilitas untuk mengatur pekerja mobile untuk dapat berhasil saat mereka di lokasi memperbaiki kendala bersama pelanggan.

Berikut adalah beberapa jenis instansi dari organisasi yang menggunakan aplikasi untuk mengelola Field Service mereka :

• Manufaktur – contohnya seperti produsen alat kesehatan menjual mesin untuk rumah sakit dan klinik. menggunakan aplikasi untuk mengelola jasa layanan pemeliharaan selama pemakaian mesin tersebut.
• Utilitas – contohnya seperti perusahaan peyedia jasa internet melalui fiber optic. menggunakan aplikasi untuk merespons putusnya jaringan dengan megirim teknisi ke area yang bermasalah.
• Layanan Kesehatan – penyedia layanan kesehatan menggunakan aplikasi untuk menjadwalkan dan mengirim perawat untuk mengelola obat dan perawatan lain untuk ke beberapa pasien.

Kemampuan utama

Kemampuan Dynamics 365 Field service meliputi :

• Perintah kerja, untuk menentukan perintah kerja mana yang paling diperlukan (namun tidak secara eksklusif) di lokasi pelanggan.
• Penjadwalan dan pengiriman alat, untuk mengelola sumber daya dan perlengkapan yang diperlukan untuk pelanggan, visualisasi janji temu di lokasi dan mengoptimalkan jadwal layanan dengan efisien.
• Alat komunikasi, untuk meningkatkan kolaborasi antara customer service, teknisi lapangan, pelanggan dan pihak kepentingan lainnya.
• Aplikasi mobile yang mudah digunakan, yang memandu teknisi untuk perubahan jadwal.
• Manajemen Asset, untuk melacak perlengkapan pelanggan dan layanan.
• Pemeliharaan preventif, secara otomatis membuat janji temu untuk perawatan perlengkapan.
• Inventaris, pembelian dan pengembalian investasi, untuk mengelola stok barang, permintaan pesanan dan retur.
• Penagihan, untuk menghasilkan faktur berdasarkan produk dan jasa layanan yang dikirim ke pelanggan.
• Melacak waktu, untuk membantu anda melacak bagaimana pegawai menggunakan waktu mereka, apakah mereka bepergian, istirahat atau bekerja.
• Analisa laporan, melaporkan indikator kinerja utama untuk mengelola perintah kerja, menjadwalkan kegiatan dan berinteraksi dengan pelanggan.

Peran Field Service

Aplikasi CRM Dynamics 365 Field Service menyediakan sarana dalam tim customer service anda :

• Customer service agent, memprioritaskan permintaan yang masuk dan menentukan kapan untuk membuat perintah kerja untuk kunjungan kerja. Terutama agen menggunakan aplikasi ini melalui web browser.
• Service Manager, melacak metrik kinerja dan mengawasi jasa pengiriman, dengan mendapatkan cara untuk meningkatkan efisiensi dan membuat standar proses. Service Manager lebih banyak menggunakan aplikasi melalui web browser.
• Dispatcher, meninjau dan menjadwalkan orderan kerja ( work order ), dan menugaskan SDM ( Sumber Daya Manusia ) untuk melaksanakan perintah kerja dengan melihat jadwal ketersediaan teknisi. Dispatcher terutama menggunakan aplikasi melalui web browser.
• Field technicians, mengelola perintah kerja yang ditugaskan kepada mereka dengan menggunakan aplikasi mobile pada telepon atau tablet dan melakukan pemeliharaan dan perbaikan di lokasi.
• Inventory manager, memastikan teknisi lapangan memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Inventory Manager juga menangani pengembalian investasi produk dan membeli inventaris baru. Inventory Manager menggunakan aplikasi melalui web browser.

Menggunakan Aplikasi CRM Field Service

Perintah kerja menjelaskan pekerjaan yang perlu dilakukan teknisi di lapangan. Di aplikasi CRM Field Service, siklus perintah kerja yang biasanya terlihat seperti dibawah ini :

1. Perintah kerja dihasilkan dari status layanan, sales order, email, panggilan telepon, kontrak pekerjaan, portal web, atau Internet of Things (IoT) dan kemudian ditampilkan di Field Service. Perintah kerja biasanya dikelompokkan berdasarkan wilayah geografis dan lini bisnis. Detail perintah kerja terdiri dari daftar tugas, bagian yang digunakan, tenaga kerja untuk penagihan ke pelanggan, dan keahlian yang diperlukan. Sebagian besar perintah kerja juga mencakup lokasi berdasarkan akun pelanggan terkait dan/atau perlengkapan yang memerlukan perhatian; lokasi ini mengarahkan teknisi lapangan dari pekerjaan satu ke pekerjaan lainnya. Terakhir, perintah kerja yang masuk ditandai sebagai tugas yang telah siap diteruskan ke operator untuk dijadwalkan.
2. Penjadwalan yang aktif membantu koordinator menetapkan perintah kerja ke para SDM ( Sumber Daya Manusia ) yang terbaik berdasarkan lokasi, ketersediaan, keahlian, prioritas, dan banyak lagi. Ini dilakukan melalui drag & drop manual atau sepenuhnya otomatis dengan optmasi penjadwalan teknisi. Penjadwalan menampilkan setiap SDM–Apakah karyawan, kontraktor, atau perlengkapan–dan perintah kerja yang dijadwalkan. SDM dan pekerjaan yang ditetapkan juga ditampilkan di peta bersama rute dan pola lalu lintas secara real time. Penjadwalan dapat diperluas dan dapat digunakan untuk jadwalkan apa saja di Dynamics 365, termasuk perintah kerja, pesanan penjualan, proyek, dan entitas kustom. Selain itu, integrasi Office 365 memungkinkan untuk mengirim email dan skype untuk SDM yang tersedia.
3. Aplikasi CRM mobile yang mudah digunakan untuk iOS dan Android dapat memandu teknisi di lapangan melalui proses penyelesaian perintah kerja yang telah ditetapkan. Untuk setiap perintah kerja, teknisi lapangan dapat melihat informasi penting seperti lokasi, instruksi langkah demi langkah, aset pelanggan, dan riwayat layanan dan dapat menggunakan perangkat untuk mengambil gambar dan video atau rekaman tanda tangan digital pelanggan. Teknisi lapangan juga bisa secara otomatis dapat mengambil informasi penting dari perangkat mereka untuk bekerja secara offline bila internet tidak tersedia. Setelah melakukan pekerjaan, teknisi dapat menandai perintah kerja telah selesai atau memerlukan tindak lanjut. operator kemudian dapat melihat perubahan ini di penjadwalan.
4. Saat teknisi telah menyelesaikan perintah kerja, inventori dan perlengkapan diperbarui secara otomatis. Hal ini memungkinkan Service Manager untuk mengelola dan melacak inventaris yang diperlukan. Misalnya, jika peralatan terinstal di lokasi pelanggan, selama penginstalan atau perbaikan, sistem akan melakukan pengurangan inventaris dari gudang terkait dan mendokumentasikan bagian sebagai aset pelanggan baru bersama rincian penginstalan / perbaikan. Menutup perintah kerja kemudian akan membuat faktur untuk bagian atau tenaga kerja yang digunakan.