Proses distribusi dalam penggunana Epicor For Automotive tidak terlepas dengan adanya proses order management yang biasanya dibantu dengan adanya aplikasi erp Epicor, supaya lebih efektif dan efisien. Aplikasi ini memungkinkan proses order entry dapat dilakukan dengan lebih cepat, menghilangkan pekerjaan manual dan meminimalisir adanya kesalahan pengetikan ulang.
Proses order management juga dapat dilakukan tidak hanya dari perusahaan, namun juga dapat dikendalikan dari jarak jauh melalui perangkat ponsel, komputer, ataupun melalui web, yang nantinya informasi akan langsung masuk ke aplikasi Epicor for Distribution.
Modul order management memiliki banyak fitur yang dapat membantu proses bisnis menjadi lebih mudah. Berikut ini beberapa fitur yang disediakan dari order management pada aplikasi Epicor.
Enter Quotes and Order
Fitur ini memungkinkan pekerja dapat menginput order pelanggan secara otomatis dan dari quotes atau penawaran suatu produk yang diberikan dari penjual ke pembeli. Pada quotes ini nantinya ada informasi seperti quantity, tanggal, kesepakatan harga dan lainnya yang harus diisi oleh pembeli.
Price and Item Availability Request
Fitur ini digunakan untuk mengecek persediaan barang serta harga yang sesuai dengan keinginan, dapat juga memeriksa harga dan ketersediaan berdasarkan referensi cross-item, item pelanggan ataupun deskripsi item.
Selain itu dapat juga melihat daftar harga, melakukan sistem diskon otomatis, menetapkan biaya tambahan untuk produk atau pelanggan tertentu, memeriksa harga barang sesuai mata uang tertentu, memeriksa harga atau ketersediaan barang secara cepat tanpa memasukkan pesanan dan banyak hal lainnya.
Quote Conversion to Order
Quotes adalah penawaran suatu barang yang diajukan oleh penjual kepada pembeli. Ketika pembeli merasa tertarik, maka kemudian akan melakukan purchase order. Fitur inilah yang berfungsi mengelola penawaran yang kemudian diteruskan sebagai data order penjualan.
Pada dokumen quote nantinya akan ada beberapa data yang harus diisi, misalkan seperti kesepakatan harga, tanggal pengiriman produk, jumlah produk yang dipesan dan lainnya.
Multiple Location Processing
Multiple location processing merupakan fitur yang memungkinkan pekerja dapat mengecek ataupun mengelola proses distribusi dari banyak lokasi atau dari manapun. Fitur ini juga membuat pekerja dapat mengakses data dimanapun, kapan pun, melalui perangkat mobile, computer maupun melalui web.
Serial and Lot Tracking
Fitur ini berfungsi untuk melacak proses pengiriman barang berdasarkan nomor serial dan nomor lot produk. Dengan fitur yang dapat digunakan untuk memantau barang, maka memudahkan untuk mengetahui apabila terjadi suatu masalah dari proses perjalanan distribusi tersebut.
Return Material Authorization (RMA)
RMA adalah fitur pengembalian barang yang kemungkinan mengalami kerusakan selama proses pengiriman. Dalam keadaan ini pelanggan dapat meminta ulang penggantian dengan barang yang baru, meminta perbaikan barang, ataupun dapat meminta kembali uang senilai dengan harga barang yang sudah dipesan.
Proses ini biasanya dilakukan dengan cara pembeli menghubungi penjual mengenai barang yang rusak untuk diidentifikasikan permasalahannya, kemudian nantinya penjual akan memberikan nomor RMA yang nantinya oleh pembeli dituliskan pada bungkus barang yang akan dikembalikan.
Dari nomor RMA itulah pembeli akan memeriksa barang tersebut, jika sesuai maka barang akan diproses ke tahap selanjutnya, jika tidak maka barang akan ditolak.
Shipping
Shipping merupakan fitur yang mengelola proses pengiriman barang dari penjual ke pembeli. Fitur ini juga meliputi pengelolaan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pengiriman barang, yang entah dilakukan oleh perusahaan itu sendiri, ataupun oleh pihak ekspedisi pengiriman.
Itulah beberapa fitur yang ada pada modul order management, proses pengelolaan order merupakan proses yang panjang dan kompleks, terlebih jika masih menggunakan cara manual. Sehingga dengan menerapkan aplikasi ERP dari Epicor Indonesia, akan membantu menyederhanakan dan mengotomatiskan proses tersebut.