Salah satu peranan penting pada aplikasi HRIS SoKet for Human Capital (SHC) adalah melakukan pencatatan kehadiran atau absensi pada SDM di suatu perusahaan. Kehadiran pekerja merupakan faktor penting yang nantinya akan digunakan untuk berbagai keperluan di suatu perusahaan. Misalkan saja untuk perhitungan gaji, penilaian kinerja pekerja, dan lainnya.
Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, tentu akan sangat sulit jika sistem absensi masih dilakukan secara manual. Terlebih lagi nantinya, sistem ini juga akan mempengaruhi dalam proses bisnis lainnya, misalkan seperti perhitungan gaji. Sehingga akan sangat menyita waktu dan tenaga jika dilakukan secara manual.
Apa itu Sistem Absensi?
Secara umum, sistem absensi adalah dapat diartikan sebagai catatan yang berfungsi mencatat jam kehadiran setiap karyawan. Proses pencatatan ini meliputi waktu kedatangan dan kepulangan karyawan, karyawan yang tidak masuk kerja juga dapat diketahui statusnya apakah yang bersangkutan izin atau sakit, serta juga mencatat keterlambatan karyawan.
Sistem absensi ini digunakan untuk mengetahui jumlah jam kerja karyawan, yang juga meliputi perhitungan lembur. Hal ini nantinya akan digunakan untuk menghitung sistem pergajiaan karyawan. Selain itu dapat juga digunakan untuk menilai kinerja karyawan.
Macam-Macam Jenis Sistem Absensi ada Perusahaan
Saat ini banyak perusahaan, terlebih bagi yang sudah memiliki banyak karyawan, sudah menerapkan sistem absensi yang lebih canggih dan otomatis, tidak lagi dilakukan dengan cara manual. Hal ini dikarenakan sistem absensi manual dinilai kurang efektif, dan banyak yang menimbulkan kecurangan. Berikut beberapa jenis sistem absensi yang sering digunakan:
1. Absensi Manual
Jenis absensi ini masih diterapkan pada perusahaan yang beroperasi dengan skala kecil, namun saat ini sudah jarang digunakan. Absensi manual memanfaatkan kertas dan alat tulis untuk mencatat kehadiran karyawan. Meskipun mudah sistem ini semakin dianggap kurang efektif karena memakan waktu, resiko kerusakan data, hingga kecurangan data.
2. Absensi Amano
Mesin absen amano merupakan jenis absensi karyawan yang menggunakan kartu/kertas khusus yang kemudian dimasukkan ke mesih yang sudah memiliki template tersebut. Mesin absensi itu akan secara otomatis mencatatkan waktu masuk dan pulang kerja karyawan.
3. Absensi Sidik Jari (Fingerprint)
Jenis absensi ini memanfaatkan sidik jari yang telah terekam. Lalu, mesin fingerprint akan secara otomatis mencata data kehadiran karyawan tersebut.
4. Absensi Mobile
Sistem ini menggunakan aplikasi absensi digital yang dapat mencatatkan kehadiran melalui aplikasi yang ada di ponsel karyawan. Sistem ini memanfaatkan internet sebagai media penyampaiannya.
Sistem Absensi yang Ideal bagi Perusahaan
Proses mengolah absensi cukup rumit, terutama jika data yang diproses terdapat dalam jumlah yang banyak dan harus dilakukan setiap hari. Terlebih lagi, sistem absensi ini juga nantinya digunakan untuk hal lain, misalkan seperti perhitungan gaji. Sehingga perusahaan haruslah menerapkan sistem yang ideal.
Sistem absensi yang ideal bagi perusahaan, seharusnya bersifat fleksibel supaya karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi. Selain itu sistem ini juga harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi, supaya tidak mudah dilakukan manipulasi data.
Mengelola Absensi dengan Aplikasi HRIS
Salah satu sistem absensi yang ideal diterapkan pada perusahaan adalah sistem yang sudah diintegrasikan dengan aplikasi HRIS. Sehingga nantinya tidak hanya mudah melakukan pencatatan kehadiran, namun juga dapat secara otomatis melakukan perhitungan gaji karyawan. Karena sistem perhitungan gaji ini juga dipengaruhi oleh faktor seperti lembur, izin atau cuti, hingga denda keterlambatan.
Dengan menerapkan sistem absensi yang ideal, maka tidak hanya membantu memudahkan pekerjaan tim HRD saja, namun juga membantu karyawan bekerja lebih efektif karena tidak lagi terhalang birokrasi yang rumit.
Selain sistem absensi, pekerja garis depan juga penting untuk diberdayakan supaya kinerja mereka dapat meningkat. Salah satu caranya yaitu didukung dengan teknologi tepat seperti SoKet for Human Capital (SHC) dari Kreatif Dinamika. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang membuat pekerjaan mereka menjadi lebih mudah dan cepat.