Aplikasi akuntansi proyek adalah sebuah sistem yang digunakan untuk membantu mengelola keuangan dengan lebih efektif dan efisien sehingga biaya proyek dapat lebih terkendali. Proyek sendiri merupakan sebuah aktivitas yang dirancang untuk menghasilkan suatu produk atau menyediakan layanan jasa.
Dalam melaksanakan proyek, tentu akan melibatkan sumber daya manusia, yang pastinya anggota tim atau manajer akan merekam segala transaksi yang terjadi. Transaksi ini meliputi pengeluaran perjalanan, pengeluaran untuk pemesanan bahan dan dokumen bisnis lainnya, misalkan seperti faktur.
Apa Itu Proposal Faktur Proyek?
Faktur proyek adalah rincian daftar barang yang harus dikirim kepada pembeli. Faktur biasanya juga berisi nama barang beserta jumlah dan harga yang harus dibayarkan. Jenis proyek akan menentukan prosedur faktur yang diterapkan. Ada dua jenis faktur yang bisa ditagih kepada pelanggan yaitu waktu serta material dan faktur harga tetap.
Faktur proyek waktu dan material merupakan jumlah faktur pelanggan yang didasarkan pada jalur transaksi yang dimasukkan pada proyek. Sedangkan jika proyek dengan harga tetap, merupakan faktur pelanggan yang berdasarkan jadwal penagihan waktu. Kedua faktur tersebut dapat ditagih per-proyek ataupun per-kontrak proyek.
Sebelum membuat faktur untuk pelanggan, perusahaan harus membuat faktur awal atau proposal faktur terlebih dahulu. Di proposal faktur ini, perusahaan juga dapat memilih transaksi proyek yang diikutsertakan dalam faktur proyek, yang selanjutnya dapat ditinjuau. Baru kemudian faktur proyek tersebut dikirimkan ke pelanggan atau sumber pendanaan lainnya.
Cara Membuat Proposal Faktur
Proposal faktur dapat dibuat dengan cara memilih transaksi dari daftar yang tersedia dari proyek tertentu. Proposal faktur dibuat untuk transaksi, misalkan seperti catatan kredit, jumlah yang dibayarkan kepada pelanggan, pengeluaran, waktu dan transaksi proyek lainnya, serta transaksi untuk jumlah yang dipotong oleh pelanggan pada faktur proyek sebelumnya.
Dengan bantuan aplikasi akuntansi proyek juga memungkinkan perusahaan dapat merencanakan aturan penagihan yang menentukan kapan harus membuat proposal faktur secara otomatis. Misalkan ketika proyek sudah berjalan setengah jadi atau setelah berjalan sekian persen.
Selain itu salah satu fitur pada aplikasi akuntansi proyek memungkinkan perusahaan dapat memfilter serta mengurutkan transaksi proyek yang tersedia. Selain itu, tim akuntan proyek dalam perusahaan dapat juga membuat transaksi biaya pada proposal faktur, serta dapat mengubah harga jual pada transaksi jam, pengeluaran, barang dan biaya.
Ketika proposal faktur tersebut sudah diposting, maka harga dan transaksi akan otomatis diperbarui pada laporan proyek dan riwayat transaksi. Ketika akan membuat beberapa faktur untuk pelanggan, maka proposal faktur untuk setiap faktur harus dibuat. Misalkan saja membuat faktur berdasarkan pada jenis transaksi.
Selain itu, ketika menentukan jam pada satu faktur dengan item lainnya, maka proposal faktur harus dibuat terpisah, yaitu untuk transaksi jam dan transaksi biaya. Hal ini juga berlaku jika proyek mempunyai lebih dari satu pendanaan, maka proposal faktur juga harus dibuat terpisah pada setiap pendanaan.
Pengelolaan faktur pada setiap perusahaan, pasti akan memakan waktu, tenaga, dan biaya jika semuanya masih dilakukan secara manual. Terlebih lagi dalam setiap harinya pasti akan ada banyak transaksi yang berbeda. Untuk itulah aplikasi akuntasi proyek sangat dibutuhkan.
Salah satu aplikasi ini yang bisa diterapakan pada perusahaan adalah Dynamics 365 finance and operations yang dikembangkan oleh Microsoft. Aplikasi ini juga diintegrasikan dengan sistem yang dapat memonitor sebuah proyek, sehingga dalam mengelola keuangan dapat menjadi lebih cepat, mudah, dan akurat.